從電郵、Whatsapp、微信以至即時通訊，現代人經常發送形形色色的通訊，但要在不同訊息掌握合適的語氣，卻並非易事。如果要用外語交流，就更難上加難。身為執教多年的英語教師，我發現英語學習者在撰寫電郵時，往往會採用過於正式的語氣。
相反，有些學生會在電郵內加入表情符號和 "LOL"，同樣有失妥當。最近，我收到一封由學生發出的電郵，結語竟是 'a kiss' (親親)。我對這名學生印象不錯，但使用 ‘a kiss’ 為一封有關功課的電郵結尾，實在不可取。 那麼，當您精心撰寫了一封完美的電郵之後，該如何確保不會因結語不當而前功盡廢呢？
本文將探討如何為不同類型的英語電郵撰寫結語。如有其他英語學習方面的疑問，並希望即時獲得解答，請考慮參加成人英語課程。課程請見此處
了解收件人的身份
考慮收件人的身份相當重要。撰寫電郵是現實生活的技能，一旦出錯，後果可能會相當尷尬，而如果是工作所需的電郵，更是不堪設想。
1.如何為朋友和家人間的非正式電郵撰寫結語
如果收件人是您的朋友，語氣可以較友善輕鬆，甚至帶點親切感。以下是這類親切電郵常用的一些結語：
See you soon,
Love,
Marta
Speak soon,
lots of love,
Jordi xx
Chat later,
Marc
在某些語言中，寫給朋友的電郵以 'kiss (親親)' or an (或) ‘hug’ (擁抱), 作結時有發生，但這種表達方式在英語郵件中並不常見。對關係親密的家人或朋友撰寫英語電郵時，您可以使用虛擬的吻 ('X' 或 'XXX') 作為結語。但是，無論您有多喜歡老闆或同事，都切忌使用親吻或 XXX 為工作上的電郵作結。
2.如何為寄給同事、老師或同學的電郵撰寫結語
如果您的英語電郵與工作或學業有關，最好選擇友善而又不失正式的語氣。想像一下，您的收件人是一個您經常接觸的熟人。大多數人都有自己偏好的電郵結語風格，因此您可以決定哪種風格對您來說更加自在。可能適用於這種情況的結語包括：
Regards,
Dan
Best wishes,
Eva
Best regards,
Cho
Best,
Javi
Thanks,
Pol
Cheers,
Miriam
有些人可能會因為事務繁重或不喜歡打字，在結尾簡單地寫上名字的第一個字母 (例如 Ray 的 'R')。如果您和收件人關係親密，這樣做無傷大雅；但如果您們交情甚淺，則會造成突兀或敷衍了事的觀感。如果您想突顯更強烈的個人風格，可以視乎發送電郵件的日期，加入'have a good weekend' (週末愉快) 或 'have a good week' (祝您度過美好的一週) 等字眼。
3) 如何為寄給陌生人的電郵撰寫結語
這類電郵最難處理，尤其是初次接觸的對象時，情況就更加棘手。英語電郵往往不及紙質書信正式，但切忌將電郵當成短訊。您的電郵仍然需要使用完整句子和正確的英語語法，並且應條理清晰和容易閱讀。同理，結語的語氣亦應與上文一致。
以下是一些英語電郵建議採用的中性或正式結語：
Best regards / Kind regards, / Regards,
Jon
Many thanks,
Alvaro
您亦可以選擇友善一點的路線：
Best wishes,
Elena.
一般而言，我們不會在電郵中使用 'Yours sincerely' 或 'Yours faithfully'。不過，如果您撰寫的是非常正式的電郵或投訴電郵，則可以使用以下結語：
Sincerely,
Diego
回覆他人的電郵時，最好配合對方在電郵中使用的語氣。例如，如果對方寫給您的電郵結尾為 'All the best', ，可以考慮使用類似的結語，而非 'Sincerely'.
在工作上撰寫電郵時，署名往往只需要寫上名字，不用加上姓氏，因為工作電郵的底部通常已附上您的全名和聯絡方式。
為英語電郵作結前的檢查事項
為電郵作結之前，請先停下來確認電郵內容。電郵的目的是提供資訊、索取資訊，還是表達謝意？這樣做有助您決定電郵的結尾方式。以下是一些例子：
索取資訊的電郵
Formal: I look forward to hearing from you soon,
Less formal: Looking forward to hearing from you
提供資訊的電郵
Formal: If you need any further information, please don't hesitate to get in touch.
Less formal: Please let me know if you need anything else.
尋求協助的電郵
Formal: Many thanks in advance for your help.
Less formal: Thanks again for all your help on this.
回答問題的電郵
Formal: I hope that you will find this information useful.
Less formal: Hope this helps - let me know if you have more questions.
下次撰寫電郵時，不妨思考一下收件人是誰，以及電郵的目的是甚麼，好讓自己能選擇正確的結尾方式。電郵雖然不用像正式信函那樣拘謹，但亦不應該加入表情符號或濫用感嘆號等標點符號。只要遵守這些準則，便萬無一失，每次都能寫出語氣恰當的電郵。
祝一切順利，
Cath